Uproszczone zasady zatrudniania obywateli Ukrainy

Ustawa z dnia 12.03.2022r.  o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa przewiduje szczególne rozwiązanie ( odmienne od zasad zatrudniania cudzoziemców) umożliwiające obywatelom Ukrainy, przebywającym legalnie na terenie Polski, podjęcie zatrudnienia bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę bądź bez realizacji obowiązku składania oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy, czyli na zasadach uproszczonych.

Zatrudnienie obywatela Ukrainy odbywa się na takich samych zasadach jak zatrudnienie obywatela Polski, z zastrzeżeniem poniższych dodatkowych obowiązków pracodawcy :  

– zweryfikowania legalności pobytu obywatela Ukrainy

– powiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu obywatela Ukrainy w ciągu 14 dni od podjęcia przez niego zatrudnienia ( elektronicznie, na portalu praca.gov.pl.)

W myśl art. 22 u.p.o.u. obywatel Ukrainy jest uprawniony do wykonywania pracy na terytorium Polski w okresie pobytu zgodnego z obowiązującymi przepisami, w przypadku gdy jego pobyt na terytorium Polski uważa się za legalny na podstawie art. 2 ust. 1 u.p.o.u. lub jest obywatelem Ukrainy przebywającym legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Zatem pracodawca ma prawo do zatrudnienia na podstawie uproszczonych form obywatela Ukrainy, który:

– przybył legalnie na terytorium Polski od 24.02.2022 r., z terenu Ukrainy i deklaruje zamiar pozostania w Polsce oraz

– posiada ważny tytuł pobytowy.

Na podstawie uproszczonych zasad legalizacji zatrudnienia można zatrudnić obywatela Ukrainy, który przybył legalnie na terytorium Polski z terytorium Ukrainy od 24.02.2022r. Omawianym uprawnieniem objęci są również małżonkowie obywateli Ukrainy, którzy nie mają obywatelstwa ukraińskiego o ile przybyli na terytorium Polski w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa. Prawo do legalnego pobytu mają również dzieci, które urodziły się w Polsce.

W przypadku obywatela Ukrainy, który posiada Kartę Polaka skorzystanie z możliwości uproszczonej legalizacji zatrudnienia jest możliwe, jeżeli opuścił on Ukrainę w okresie od dnia 24.02.2022 r., a następnie legalnie wjechał na teren Polski i deklaruje zamiar pozostania. Te same warunki przewidziano dla członków najbliższej rodziny obywatela Ukrainy posiadającego Kartę Polaka, którzy wraz z nim, z powodu działań wojennych, przybyli na terytorium Polski.

Potwierdzeniem legalnego przybycia obywateli Ukrainy do Polski w okresie od 24.02.2022 r. może być stempel w paszporcie lub innym dokumencie podróży, umieszczony przez polską Straż Graniczną. Stempel potwierdza legalne przekroczenie granicy wraz ze wskazaniem daty. W takiej sytuacji pobyt obywatela Ukrainy jest legalny przez 18 miesięcy, licząc od dnia 24.02.2022 r., czyli do 24.08.2023 r. W tym przypadku nie ma znaczenia data rzeczywistego przekroczenia granicy.

Jeżeli natomiast wjazd obywatela Ukrainy, który przybył do Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi nie został zarejestrowany przez komendanta placówki Straży Granicznej podczas kontroli granicznej, to w celu legalizacji pobytu powinien on złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL nie później niż 60 dni od dnia wjazdu do Polski. Wniosek składa się w dowolnym urzędzie gminy na terytorium Polski. Wniosek musi być złożony osobiście, w formie pisemnej i być własnoręcznie podpisany. W wyniku złożenia wniosku obywatel Ukrainy otrzyma numer PESEL. Na tej podstawie jego pobyt w Polsce zostanie zarejestrowany i będzie legalny. W tym przypadku również pobyt jest legalny przez 18 miesięcy, licząc od 24.02.2022 r. (niezależnie od daty rzeczywistego przekroczenia granicy), czyli do 24.08.2023 r.

Komendant Główny Straży Granicznej umieszcza dane w rejestrze, w terminie 30 dni od dnia przekazania przez organy gminy informacji o złożeniu wniosku o nadanie numer PESEL.


Pracodawca może zatrudnić, korzystając z uproszczonych form legalizacji zatrudnienia, obywatela Ukrainy, który przebywał w Polsce przed dniem 24.02.2022 r. Warunkiem jest jednak, że posiada on ważny tytuł pobytowy. Tytuł pobytowy to dokument, która uprawnia do pobytu na terytorium Polski lub innego kraju Unii Europejskiej. Może to być zezwolenie na pobyt stały, zezwolenie na pobyt czasowy, paszport w przypadku wjazdu i pobytu na terytorium Polski w ruchu bezwizowym, czy zaświadczenie o korzystaniu z ochrony czasowej wydane przez Urząd do Spraw Cudzoziemców. Przy czym, jeżeli ostatni dzień legalnego pobytu obywatela Ukrainy w Polsce na podstawie:

– wizy krajowej lub

– zezwolenia na pobyt czasowy

przypada w okresie od 24.02.2022 r., okres ważności tych tytułów pobytowych ulega przedłużeniu do 31.12.2022 r.

Jeżeli ostatni dzień legalnego pobytu obywatela Ukrainy w Polsce:

– na podstawie wizy Schengen wydanej przez organ polski,

– na podstawie wizy wydanej przez inne państwo obszaru Schengen,

– na podstawie dokumentu pobytowego, o którym mowa w art. 1 ust. 2 lit. A Rozporządzenia Rady (WE) nr 1030/2002 wydanego przez inne państwo obszaru Schengen, albo innego dokumentu pobytowego wydanego przez organ tego państwa, uprawniającego do podróży po terytorium innych państw obszaru Schengen,

– w ramach ruchu bezwizowego

przypada w okresie od 24.02.2022 r., a pobyt ten rozpoczął się przed tym dniem, jego pobyt uznaje się za legalny przez okres 18 miesięcy.

Jeżeli ostatni dzień okresu ważności:

– kart pobytu,

– polskich dokumentów tożsamości obywatela Ukrainy,

– dokumentów „zgoda na pobyt tolerowany”

wydanych obywatelom Ukrainy – przypada w okresie od dnia 24.02.2022 r., ulega on przedłużeniu o 18 miesięcy.

Aby legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy wystarczy w ciągu 14 dni od daty podjęcia pracy poinformować o zatrudnieniu powiatowy urząd pracy – właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy. Informacje przekazuje się elektronicznie, na portalu praca.gov.pl.

W zgłoszeniu podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy do powiatowego urzędu pracy należy podać następujące dane:

1) informacje dotyczące podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi, w tym:

– nazwę albo imię (imiona) i nazwisko,

– adres siedziby albo miejsca zamieszkania,

– numer telefonu lub adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym,

– numery identyfikacyjne NIP i REGON – w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, albo numer PESEL – w przypadku osoby fizycznej,

– numer wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia – w przypadku podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi, który prowadzi agencję zatrudnienia świadczącą usługi pracy tymczasowej,

– symbol PKD oraz opis wykonywanej działalności związanej z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę;

2) dane osobowe cudzoziemca, w tym:

– imię (imiona) i nazwisko,

– datę urodzenia,

– płeć,

– obywatelstwo,

– rodzaj, numer i serię dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego lub pozwalającego ustalić tożsamość oraz państwo, w którym wydano ten dokument,

– numer PESEL – o ile został nadany;

3) informacje dotyczące wykonywanej pracy, w tym: rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a obywatelem Ukrainy, stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy, miejsce wykonywanej pracy.

Pracodawca po zweryfikowaniu legalności pobytu obywatela Ukrainy oraz dopełnieniu formalności związanych z legalizacją zatrudnienia podpisuje umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną z obywatelem Ukrainy. Pracodawca, podpisując umowę nie musi spełniać szczególnych warunków, należy jednak zadbać o to, aby pracownik rozumiał treść umowy.

Rekomendowanym rozwiązaniem jest podpisanie umowy w dwóch wersjach językowych, po polsku i po ukraińsku.

Podstawa prawna

Art. 22 ustawy z dnia z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa

Źródło : 

Skibińska Małgorzata; Uproszczone zasady zatrudniania obywateli Ukrainy https://sip.lex.pl