Dnia 7 kwietnia 2023 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej, które zostały wprowadzone ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240). W niniejszym artykule chcielibyśmy przybliżyć Państwu najważniejsze zmiany dotyczące zasad wykonywania pracy zdalnej oraz niektórych obowiązków nałożonych na pracodawcę.
W pierwszej kolejności należy wskazać, iż ustawodawca uregulował wiele dotychczas dotąd niedookreślonych kwestii, jak chociażby sposoby kontroli pracowników w czasie pracy zdalnej, zasady pracy zdalnej na wniosek pracownika, czy sytuacje, w których pracodawca nie może odmówić pracownikowi pracy zdalnej, a także zdecydował się na wprowadzenie do kodeksu pracy definicji pracy zdalnej. Zgodnie z nią, istotą pracy zdalnej jest jej świadczenie całkowicie albo częściowo poza siedzibą pracodawcy w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Określenie „częściowo” dotyczy w rzeczywistości pracy hybrydowej i oznacza, że dopuszczalny jest każdy wymiar, niezależnie od okresu rozliczeniowego. Nie ma ograniczeń co do wskazania miejsca pracy zdalnej, a ustawodawca jedynie przykładowo wskazuje, że taka praca może być świadczona w miejscu zamieszkania pracownika. Należy jednak zaznaczyć, że warunkiem koniecznym jest wskazanie przez pracownika tego miejsca i uzgodnienie z go pracodawcą.
Uzgodnienie pracy zdalnej może nastąpić pomiędzy stronami umowy o pracę:
- przy zawieraniu umowy o pracę,
- w trakcie zatrudnienia,
Ustawodawca określił także, że praca zdalna może być wprowadzona na podstawie:
- uzgodnienia z pracodawcą,
- na polecenie pracodawcy,
- w niektórych przypadkach – na wniosek pracownika,
Odnosząc się do drugiej podstawy wprowadzenie pracy zdalnej, należy zaznaczyć, że ustawodawca ograniczył możliwość wydania przez pracodawcę pracownikowi polecenia pracy zdalnej do niektórych sytuacji. Pracodawca może więc wydać takie polecenie jedynie w dwóch przypadkach. Pierwszym z nich jest obowiązywanie stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego lub okres 3 miesięcy po ich odwołaniu. Samo już wprowadzenie przez władze powyższych stanów daje pracodawcy kompetencję do wydana polecenia wykonywania pracy zdalnej bez potrzeby dalszego uzasadnienia. Drugą okolicznością, w której pracodawca może wydać polecenie takiej pracy jest wystąpienie takiej sytuacji, w której z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe. Jednakże dodatkowym warunkiem, który musi zostać spełniony w obu przypadkach jest złożenie przez pracownika bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Jeśli pracownik utraci możliwości lokalowe i techniczne po wydaniu polecenia przez pracodawcę, musi niezwłocznie go o tym poinformować, a pracodawca jest w takim przypadku zobowiązany do cofnięcia polecenia wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca nie ma dowolności w zleceniu pracownikowi konkretnych prac w ramach pracy zdalnej. Według ustawodawcy niedopuszczalne jest bowiem zlecenie takiemu pracownikowi prac:
- szczególnie niebezpiecznych,
- w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
- z zastosowaniem substancji szkodliwych dla zdrowia, żrących, promieniotwórczych, drażniących, uczulających lub innych o nieprzyjemnym zapachu, pylących lub intensywnie brudzących.
Ponadto, pracodawca nie może zapominać, iż przed dopuszczeniem do pracy zdalnej ma on obowiązek opracowania oceny ryzyka zawodowego. Następnie, na podstawie tej oceny, pracodawca powinien sporządzić informację zawierającą zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej, z którą się pracownik zapozna. Ustawodawca zobowiązał także pracodawcę do określenia procedury ochrony danych osobowych dla pracy zdalnej oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.
W stosunku do niektórych kategorii pracowników, ustawa nałożyła na pracodawcę obowiązek uwzględnienia ich wniosku o pracę zdalną. Pracodawca jednak nie będzie musiał uwzględniać każdego wniosku, jednakże sytuacje, w których taka odmowa może nastąpić są ściśle określone przez przepisy. Zgodnie z nimi, pracodawca może takiemu pracownikowi odmówić pracy zdalnej tylko jeżeli jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj pracy albo jej organizację . Należy jednak zaznaczyć, iż pracodawca nie może zachować powodów odmowy dla siebie, lecz musi o nich poinformować pracownika.
Pracodawca powinien więc – o ile nie zachodzą wskazane wyżej przyczyny do odmowy – uwzględnić wniosek o pracę zdalną następujących kategorii pracowników:
- pracownica w ciąży,
- pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia,
- pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
- pracownik, o którym mowa w art. 142(1)§ 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy, to jest: pracownik-rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, to jest zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
- pracownik-rodzic dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
- pracownik-rodzic dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.
Nowe przepisy wprowadzają także tzw. pracę zdalną okazjonalną. Taka praca zdalna może być udzielana przez pracodawcę na wniosek pracownika. Taki wniosek może zostać złożony w postaci elektronicznej lub papierowej, jednak pracodawca nie jest nim związany i nie ma obowiązku jego uwzględnienia. Wymaga jednakże zaznaczenia, iż ten rodzaj pracy zdalnej podlega pewnym ograniczeniom, albowiem pracodawca wprowadził limit dni, w których może być ona wykonywana w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym. Ze względu na szczególny charakter pracy zdalnej okazjonalnej, nie znajdą w stosunku do niej zastosowania niektóre przepisy dotyczące regularnej pracy zdalnej, co oznacza to między innymi wyłączenie obowiązków pracodawcy w zakresie zapewnienia sprzętu do pracy zdalnej, czy zwrotu pracownikowi kosztów wykonywania pracy zdalnej. Jednakże wykonywanie pracy zdalnej jedynie okazjonalnie nie zwalnia pracodawcy ze stosowania przepisów dotyczących kontroli pracy zdalnej, kontroli w zakresie przestrzegania przepisów bezpieczeństw i higieny pracy oraz kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Wymaga jednak podkreślenia, że przy pracy zdalnej okazjonalnej kontrola ta odbywa się na zasadach ustalonych przez pracodawcę z pracownikiem.
Ustawodawca nałożył także na pracodawców liczne, określne obowiązki związane z pracą zdalną. Pracodawca musi bowiem zapewnić pracownikom pracującym zdalnie materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do pracy zdalnej. Przepisy przewidują jednakże możliwość używania przez pracowników zdalnych swoich własnych narzędzi pracy, jednakże wymaga to ustalenia z pracodawcą. Niemniej jednak, prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy muszą zapewniać bezpieczeństwo pracy. Jeśli pracownik używa swoich urządzeń technicznych i inny narzędzi pracy, to przysługuje mu ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie przez niego instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych. Pracodawca musi pokrywać także inne koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu lub regulaminie. Także zapewnienie pracownikowi zdalnemu niezbędnych do wykonywania tej pracy szkoleń i pomocy technicznej leży w gestii pracodawcy.
Ustawodawca zadbał także o to, żeby pracownicy wykonujący pracę zdalną nie byli dyskryminowani przez pracodawców pod względem ich przebywania na terenie zakładu pracy i ich praw jako członków załogi. Tacy pracownicy muszą mieć bowiem zapewnioną możliwość przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami i korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników. Ustawodawca dostrzegł bowiem, że praca zdalna w dużym wymiarze może wiązać się z izolacją pracowników ją wykonującą i prowadzić do zaniku więzów międzyludzkich. Pracując zdalnie pracownik nie ma bowiem możliwości spotkania się ze współpracownikami i posiada ograniczoną możliwość wymiany z innymi pracownikami pomysłami, czy doświadczeniami, wychwycenia i poprawienia ewentualnych błędów, czy pomyłek.
Wymaga podkreślenia, iż możliwość pracy zdalnej może ulec zmianie, bowiem każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeśli nie dojdzie do porozumienia w tym zakresie, to przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Ponadto, pracodawca ma obowiązek określenia zasady pracy zdalnej, jednak nie może zrobić tego w dowolny sposób. Jeśli funkcjonuje u niego zakładowa organizacja związkowa, to pracodawca musi określić te zasady w porozumieniu zawieranym pomiędzy nim a tą organizacją. Jeśli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z tą organizacją albo gdy taka organizacja u pracodawcy nie działa, to pracodawca określa te zasady w regulaminie, przy czym w tym drugim przypadku regulamin musi być skonsultowany z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Jeśli jednak nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin, przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Zastosowanie znajdują przepisy dotyczące kontroli pracy zdalnej, kontroli w zakresie BHP oraz kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Jednakże kontrola ta w porównaniu do nieokazjonalnej pracy zdalnej, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem. Ustalenie to może przybrać formę zgody pracownika na zasady kontroli pracy zdalnej nieokazjonalnej albo pewnych ograniczeń wobec tych zasad. Przy ustalaniu zasad kontroli pracy zdalnej pracodawca powinien zachowywać zasadę równego traktowania pracowników i przestrzegać zakazu dyskryminacji pracowników. Z uwagi na obowiązek pracodawcy chronienia zdrowia i życia pracowników przez zapewnienie BHP przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki ograniczanie kontroli BHP nie wydaje się właściwym rozwiązaniem.
Jeśli mają Państwa pytania lub chcą się Państwo dowiedzieć więcej o kwestiach związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią.
Podstawa prawna:
– ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240).
opracowanie : Kinga Mercik-Świerczek
